AVISO DE PRIVACIDAD

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA informará por medio de un Aviso de Privacidad, sobre la existencia de tales políticas.

El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad en documento dirigido al titular de los datos.

6.1 CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

• Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
• El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten al titular.
• Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Política para el Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad.

6.2 INFORMACIÓN SOBRE CONSULTA Y ACCESO A LA POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Cuando se trate de la recolección de datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipo de datos.

6.3 CRITERIO DIFERENCIAL DE ACCESIBILIDAD

Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos responsables del tratamiento, divulgarán la información pertinente en diversos idiomas y lenguas y, a su vez, elaborarán formatos alternativos comprensibles para grupos diferenciales, asegurando el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país, así como a la adecuación de los medios de comunicación, para facilitar y garantizar el acceso a personas en situación de discapacidad.

• FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA actuará como responsable del tratamiento de sus datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Nombre: Señora Katerin Madrigal

Dirección: Calle 9A #68F-05 Sur (Barrio Villa Claudia)

Teléfonos: 6014559299 / 3228543607

Correo: contacto@parroquiamadredeladivinaprovidencia.org

Portal Web: parroquiajesucristoredentor.co

CANALES DE SERVICIO:

Escrito: PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA –  José Pompilio Moreno Ramírez, MSA

Dirección: Calle 9A #68F-05 Sur (Barrio Villa Claudia)

Correo electrónico: contacto@parroquiamadredeladivinaprovidencia.org

INFORMACIÓN QUE SE RECOPILA

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA recolecta información y datos personales en el momento en que son ingresados a través de donaciones, en peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, consultas y denuncias por actos de corrupción, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.

Adicionalmente, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA administra los datos registrados de las fichas de donación tanto de personas naturales como jurídicas.

En la creación basados en herramientas como lo son WordPress con formularios Fluent forms, y las demás herramientas virtuales  desde Google Drive, software de administración de encuestas que se incluye como parte del paquete gratuito de editores de documentos de Google basado en la web que ofrece Google

• Página WEB
• Planillas
• Formularios Virtuales
• Medios virtuales

A través de la plataforma de gestión de pagos MERCADOPAGO

Finalmente se recolecta y administran los datos personales de los ciudadanos que asisten a las actividades  y/o encuestadas por actividad prestada, como parte de los procesos de medición de satisfacción que adelante la entidad.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria.

• MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN

Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá a PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA darle el siguiente tratamiento:

• Para los fines administrativos propios de la entidad (proveedores, clientes, empleados, miembros de control.
• Para adelantar estrategias de mejoramiento de su objeto social.
• Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas a la entidad.
• Alimentar el Sistema de Información contable Helisa
• Conocer y consultar la información del titular del dato que reposen en bases de datos.
• Adelantar encuestas de satisfacción de usuarios.
• Envío de información de interés general.
• Recopilar información de ciudadanos asistentes a las actividades.
• Para alimentar la página WEB.
• Para reportar información solicitada por los entes de control.
• Participación en eventos (religiosos y culturales), envío de información, ejecución de convenios con terceros para el otorgamiento de beneficios, difusión de información a través de los medios de comunicación de la Parroquia, temas publicitarios, comerciales, estadísticos, de mercadeo, inteligencia de mercados y mediciones de percepción y satisfacción, marketing digital, networking y en general todas las actividades que se enmarquen dentro del objeto social de la Parroquia de conformidad con la Política de protección de datos.

La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad. Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, garantiza al titular de datos personales, el pleno ejercicio de los derechos que se enlistan a continuación:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer también, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA para el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado del uso y tratamiento dado a sus datos personales, previa solicitud elevada a través de los canales de servicio.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno a más datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de los datos se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Derechos ARCO:

• En todo momento el titular o su representante podrán solicitar al responsable, el acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad de los datos personales que le conciernen.
• El ejercicio de cualquiera de los derechos referidos en el numeral anterior no es requisito previo, ni impide el ejercicio de otro.
• AUTORIZACIÓN

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA a los proveedores, donantes, clientes y demás partes interesadas la autorización del tratamiento de datos personales a través de los siguientes medios:

• Página WEB
• Planillas
• Formularios virtuales
• Volantes

11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.

La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles (aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación ej. origen racial, religión, adscripción ideológica, etc.) está prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley; cuando el tratamiento sea posible, se deberá:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
2. Informar al titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así como obtener del titular su consentimiento expreso.
3. Revocatoria de la autorización
4. Si vencido el término legal para atender el reclamo, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

• CONSULTAS

Los titulares y representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, por lo que PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA como responsable del tratamiento, suministrará a éstos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• RECLAMOS

Los titulares o representantes legales que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

Contenido:

1. Identificación del titular del dato.
2. Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.
3. Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.
4. Los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHO DE ACCESO A LOS DATOS

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA garantiza el derecho de acceso a los datos personales, una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.

Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

EJERCICIO DE LOS DERECHOS ARCO Y DE PORTABILIDAD

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA establecerá medios y procedimientos sencillos, expeditos, accesibles y gratuitos que permitan al titular ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad.

La legislación nacional de los Estados Iberoamericanos, incluyendo las colombianas establecerán los requerimientos, plazos, términos y condiciones en que los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad, así como las causales de improcedencia al ejercicio de los mismos como podrían ser, de manera enunciativa más no limitativa:

• Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de un objetivo importante de interés público.
• Cuando el tratamiento sea necesario para el ejercicio de las funciones propias de las autoridades públicas.
• Cuando el responsable acredite tener motivos legítimos para que el tratamiento prevalezca sobre los intereses, los derechos y las libertades del titular.
• Cuando el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una disposición legal.
• Cuando los datos personales sean necesarios para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica o contractual.
• ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE DATOS

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones.

• SUPRESIÓN DE DATOS

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA garantiza los medios de comunicación electrónica u otros para solicitud de supresión de datos, que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y/o felicitaciones.

• PERSONA O GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y DENUNCIAS

El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales de PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, está ubicado en la Calle 9A #68F-05 Sur (Barrio Villa Claudia) , de, MARTES, MIERCOLES Y JUEVES DE 3:00 p.m. a 6:00 p.m., o en el teléfono 316 7607356 o vía correo electrónico en contacto@parroquiamadredeladivinaprovidencia.org

Nombre del funcionario: Señora Katerin Madrigal

• SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA e establece y mantiene, con independencia del tipo de tratamiento que efectúa, medidas de carácter administrativo, físico y técnico suficientes para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales.

Para determinar las medidas de seguridad PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA tendrá en cuenta los siguientes factores:

• El riesgo para los derechos y libertades de los titulares, en particular, por el valor potencial cuantitativo y cualitativo que pudieran tener los datos personales tratados para una tercera persona no autorizada para su posesión.
• El estado de la técnica.
• Los costos de aplicación.
• La naturaleza de los datos personales tratados, en especial si se trata de datos personales sensibles.
• El alcance, contexto y las finalidades del tratamiento.
• El número de titulares.
• Las posibles consecuencias que se derivarían de una vulneración para los titulares.
• Las vulneraciones previas ocurridas en el tratamiento de datos personales.

• SUBCONTRATACIÓN DE SERVICIOS QUE IMPLIQUEN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA podrá, a su vez, subcontratar servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, siempre y cuando exista una autorización previa por escrito, específica o general del responsable (Representante Legal), o bien, se estipule expresamente en el contrato o instrumento jurídico suscrito entre este último y el encargado.

El subcontratado asumirá el carácter de encargado en los términos que estipulen la legislación nacional aplicable en la materia.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA formalizará la prestación de servicios del subcontratado a través de un contrato o cualquier otro instrumento jurídico que determine la legislación nacional que resulte aplicable en la mater Subcontratación de servicios

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA podrá, a su vez, subcontratar servicios que impliquen el tratamiento de datos personales, siempre y cuando exista una autorización previa por escrito, específica o general del responsable, o bien, se estipule expresamente en el contrato o instrumento jurídico suscrito entre este último y el encargado.

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA formalizará la prestación de servicios del subcontratado a través de un contrato o cualquier otro instrumento jurídico que determine la legislación nacional que resulte aplicable en la materia.

Cuando el subcontratado incumpla sus obligaciones y responsabilidades respecto al tratamiento de datos personales que lleve a cabo conforme a lo instruido por el encargado, asumirá la calidad de responsable conforme a la legislación nacional que resulte aplicable en la materia.

• TRATAMIENTOS DE DATOS RESULTANTES DE LA ACTUAL SITUACIÓN DERIVADA DE LA EXTENSIÓN DEL VIRUS COVID-19

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, declara que, aunque en Colombia se declaró la emergencia sanitaria el pasado mes de marzo producto extensión del virus COVID-19 en el territorio colombiano, cuenta con las salvaguardas necesarias y normativas para la protección de datos de sus proveedores, clientes, donantes, empleados y demás partes relacionadas.

Que ante una posible epidemia las bases de datos podrán tener tratamientos múltiples basada tanto en el interés público, como en el interés vital del interesado u otra persona física de la cual PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA trate los datos.

Tanto el titular como PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA deberán considerar el tratamiento de datos personales lícito cuando sea necesario para proteger un interés esencial para la vida del interesado o la de otra persona física.

De acuerdo con los párrafos anteriores es obligación de los titulares de la información:

• En el caso de los empleados informar al jefe inmediato sobre los posibles síntomas y/o diagnósticos en relación al COVID -19 que puedan afectar el grupo de personas y/o actividades a desarrollar.
• En caso de proveedores, clientes o donantes directos o indirectos que presenten síntomas y/o diagnósticos sobre COVID -19 deberán informar sobre los mismos el responsable de tratamiento de datos Señora Katerin Madrigal,al correo electrónico: contacto@parroquiamadredeladivinaprovidencia.org

Lo anterior con el fin de informar y activar los protocolos de Bioseguridad establecidos por PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA a fin de salvaguardar la vida de las partes relacionadas.

• SERVICIOS EN LA NUBE

Ante las circunstancias asociados al COVID -19 PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, adopto la opción de computación en la nube o “cloud computing” con la cual se tienen servicios de almacenamiento   de información este modelo que permite, el acceso ubicuo y conveniente a la red, a un grupo compartido de recursos humanos a través de redes y servidores, sin embargo, las mismas cuentan con las salvaguardas de la información así:

La información en la nube cuenta con la privacidad y protección de datos al igual que las otras formas de almacenamiento y trato-

PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA, analizo los riesgos y evaluaciones de impacto sobre protección de datos necesarias antes de contratar servicios.

Los proveedores que suministran el servicio en la nube garantizan transparencia adecuada, seguridad, responsabilidad y confianza, en particular con respecto a la información sobre violaciones de seguridad de los datos. Para lo cual las partes relacionadas se encuentran informadas y aceptan la protección de datos.

Se firmaron los contratos a acuerdos necesarios para salvaguardar la información manejada.

• VIGENCIA Y AVISO DE POSIBLE CAMBIO SUSTANCIAL EN LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su expedición, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Cuando se cumplan estas condiciones, PARROQUIA MADRE DE LA DIVINA PROVIDENCIA informará a los titulares de los datos personales o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

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